Automatisierung in MS 365

Kurzbeschreibung

In diesem Seminar lernen Sie, Dokumentbibliotheken in Microsoft Teams und SharePoint so einzurichten, dass Dokumente übersichtlich abgelegt, leichter gefunden und einfache Abläufe automatisiert werden können. Anhand praxisnaher Beispiele wird gezeigt, wie Bibliotheken, Metadaten, Regeln, Erinnerungen mit Power Automate, bedingte Formatierungen, Schnellschritte und Genehmigungsprozesse sinnvoll zusammenspielen.

Beschreibung

Worum geht es?

Das Seminar richtet sich an Anwenderinnen und Anwender, die bereits mit Dateien in Teams arbeiten und Dokumentprozesse klarer organisieren möchten. Nach dem Seminar können Sie Bibliotheken sinnvoll strukturieren, Informationen über Spalten erfassen und einfache Automatisierungen sicherer einsetzen.

Schwerpunkte:

Dokumentbibliotheken planen, anlegen und mit Metadaten strukturieren

Was sind Bibliotheken und warum sind sie essenziell für Automatisierungen in Teams und SharePoint?
Neue Bibliotheken direkt in Teams erstellen
Kanalablage und zusätzliche Bibliotheken unterscheiden
Bibliotheken sinnvoll benennen und strukturieren
Spalten für Schlagworte, Status und Fristen anlegen
Auswahl-, Text-, Datums- und Personenfelder einsetzen
Pflichtfelder gezielt verwenden
Ansichten filtern, sortieren und gruppieren
Ordner und Metadaten sinnvoll kombinieren

Bedingte Formatierung in Bibliotheken einsetzen

Übersicht und Beispiele: Wann sind bedingte Formatierungen sinnvoll?
Wichtige Informationen sichtbar machen
Status farblich hervorheben
Fälligkeiten besser erkennen
Ansichten übersichtlicher gestalten
Formatierung gezielt testen

Erinnerungen mit Power Automate direkt in Bibliotheken erstellen

Beispiele für den sinnvollen Einsatz von Erinnerungen
Datumsfelder als Grundlage nutzen
Erinnerungen vor Fälligkeiten senden
Verantwortliche automatisch informieren
Teams- oder E-Mail-Nachricht auslösen
Flows prüfen und anpassen
Exkurs PowerAutomate: Technische Einordnung und. Perspektiven

Regeln in Dokumentbibliotheken nutzen

Übersicht und Anwendungsszenarien: Was sind Regeln, wie sparen sie Zeit und wo findet man sie?
Regeln direkt in der Bibliothek erstellen
Bedingungen auf Spaltenwerte beziehen
Statusänderungen automatisch auswerten
Aktionen bei neuen oder geänderten Dateien auslösen
Zuständige Personen informieren
Regeln ändern, deaktivieren oder löschen

Quick Steps (Schnellschritte)

Übersicht und Anwendungsszenarien: Quick Steps für wiederkehrende Aufgaben nutzen
Quick Steps direkt in Bibliotheken erstellen
Quick Steps als Schaltflächen einbinden
Quick Steps steuern (unter bestimmten Bedingungen sichtbar machen)

Genehmigungsprozesse steuern

Übersicht und Anwendungsszenarien: Wann sind gesteuerte Genehmigungsprozesse sinnvoll?
Dokumentbibliotheken für Genehmigungsabläufe vorbereiten
Genehmigungen starten
Einstellungsmöglichkeiten bei mehreren Genehmigern
Beteiligte automatisch informieren

Zielgruppe

Wer sollte dabei sein?

Führungskräfte und MitarbeiterInnen, die die neuen Möglichkeiten der Automatisierung in MS 365 nutzen möchten.

Was ist noch wichtig?

Dieses Seminar richtet sich an Personen, die MS 365 nutzen. Bitte prüfen Sie vor Ihrer Anmeldung für das Seminar, ob Sie über M365 verfügen. Das können Sie wie folgt tun: Zur Überprüfung - MS 365

Aufgrund der notwendigen Interaktivität ist die TeilnehmerInnenzahl auf 12 Personen begrenzt. Sie sollten an Ihrem PC oder Notebook über Kamera und Mikrofon verfügen.

Die Veranstaltung ist als berufliche Weiterbildungsmaßnahme nach § 4 Nr. 21 a) bb) Umsatzsteuergesetz umsatzsteuerbefreit.

Sie erhalten rechtzeitig vor der Veranstaltung einen Link zur Anmeldung auf unserer Online-Seminarplattform.

Wir bitten um Verständnis dafür, dass der Teilnahmebeitrag auch dann in voller Höhe zu entrichten ist, wenn eine eventuelle Abmeldung nicht spätestens eine Woche vor dem Veranstaltungstermin per E-Mail an info@wissenstransfer.info bei uns eingeht. Eine telefonische Abmeldung reicht nicht aus!

Wir bestätigen Ihnen die Abmeldung so schnell wie möglich und informieren Sie dabei auch darüber, ob die Stornierung kostenfrei möglich war. Sollten Sie eine solche Bestätigung nicht erhalten, melden Sie sich bitte noch einmal bei uns.

Donzent / Dozentin

Katharina Hübner

Katharina Hübner ist Diplom-Medienwissenschaftlerin. Sie ist seit vielen Jahren als Trainerin und Beraterin für die Nutzung von MS Office und webbasierte Anwendungen sowohl in der Privatwirt-schaft als auch im öffentlichen Sektor unterwegs.

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